Kế hoạch giám sát và đánh giá dự án

Một bài viết rất hay trích trong bộ tài liệu về giám sát đánh giá của UNFPA. Mình đã cố gắng dịch sao cho sát nghĩa nhất nhưng chắc chắn không tránh khỏi sai sót. Rất mong các bạn lượng thứ. Sau bài viết này, mình sẽ tiếp tục giới thiệu hai phần tiếp theo của cuốn tài liệu này. Các bạn chờ nhé :sm

1. Đánh giá dự án là gì?
Đánh giá dự án là một công cụ quản lý. Nó là một hoạt động ràng buộc bởi thời gian cho phép đánh giá một cách có hệ thống và các vấn đề liên quan đến mục đích, biến động và thành công của của các chương trình, dự án. Đánh giá được thực hiện có chọn lọc để trả lời cho các câu hỏi định hướng các nhà ra quyết định và/(hoặc) các điều hành viên của dự án và nhằm cung cấp thông tin rằng các giả thuyết và giả định cơ bản được sử dụng trong dự án có giá trị hay không, những gì đã được thực hiện và những gì chưa được thực hiện và lý do tại sao?. Đánh giá thường mang mục đích xác định mối liên quan, tính hiệu quả, tác động và sự bền vững của một chương trình hay một dự án nào đó.
2. Tại sao lại đánh giá?
Những mục đích chính của đánh giá chương trình là:
- Để thông báo quyết định về hoạt động, chính sách, hoặc chiến lược liên quan đến sự liên tục của các can thiệp trong tương lai;
- Để thể hiện trách nhiệm với người ra quyết định (các nhà tài trợ…).
Người ta kỳ vọng rằng sự cải thiện việc ra quyết định và trách nhiệm sẽ đưa đến các kết quả tốt hơn và việc sử dụng các tài nguyên sẽ hiệu quả hơn.
Các mục đích khác của đánh giá chương trình bao gồm:
- Nhằm cho phép hợp tác học hỏi và đóng góp về mặt kiến thức, những công việc gì hoạt động và những việc gì không hoạt động và lý do giải thích tại sao
- Xác nhận/tăng cường, cải thiện chất lượng của dự án;
- Xác định các chiến lược thành công cho sự mở rộng, nhân rộng;
- Để sửa đổi các chiến lược không thành công;
- Để đánh giá hiệu quả/tác động, lợi ích của các can thiệp từ chương trình, dự án;
- Tạo cơ hội cho các bên lien quan được có tiếng nói cả về chất và lượng trong chương trình;
- Để biện minh/xác nhận các chương trình với các nhà tài trợ, các đối tác và những người bỏ phiếu (cử tri) khác.
3. Mối quan hệ giữa giám sát và đánh giá?
Giám sát và đánh giá có mối quan hệ mật thiết với nhau. Cả hai đều là những công cụ quản trị cần thiết đưa đến việc ra quyết định và thể hiện trách nhiệm – demonstrate accountability. Đánh giá không thể thay thế cho giám sát và ngược lại, giám sát cũng không thể thay thế được đánh giá. Cả hai đều sử dụng các bước tương tự nhau, tuy nhiên, chúng lại cung cấp các loại thông tin khác nhau. Hệ thống dữ liệu giám sát được tạo ra rất cần thiết để đảm bảo sự thành công của quá trình đánh giá.
Các bước đánh giá

Quá trình đánh giá thông thường sẽ bao gồm các bước sau đây:
- Xác định những tiêu chuẩn trái lại với những gì các chương trình được đánh giá. Trong khung ma trận logic của UNFPA, những tiêu chuẩn này được định nghĩa bởi những chỉ số (indicators) của chương trình;
- Điều tra sự thi hành của các hoạt động/quá trình/các sản phẩm được lựa chọn để đánh giá dựa trên những tiêu chuẩn này. Điều này được làm bởi một quá trình phân tích các chỉ số định tính và định lượng cũng như bối cảnh chung của chương trình;
- Tổng hợp các kết quả của phép phân tích này;
- Xây dựng những khuyến nghị dựa trên phép phân tích những phát hiện được tìm thấy;
- Cung cấp những khuyến nghị và bài học trở lại vào trong chương trình hay các quá trình đưa ra quyết định khác

Giám sát là theo dõi một cách liên sự thi hành với những gì đã được lên kế hoạch bằng việc thu thập và phân tích dữ liệu dựa trên những chỉ dấu thiết lập cho các mục đích giám sát và đánh giá. Nó cung cấp thông tin một cách liên tục tiến độ thực hiện về phía những kết quả đạt được (kết quả đầu ra, kết quả, các mục tiêu) thông qua những ghi chép được ghi và hệ thống báo cáo chuẩn tắc hay không. Giám sát tập trung vào cả các tiến trình của chương trình và những thay đổi trong những điều kiện khác nhau của các nhóm mục tiêu và các tổ chức được mang lại bởi các hoạt động của chương trình. Nó cũng xác định/định nghĩa những điểm mạnh, điểm yếu trong một chương trình. Các thông tin được tạo ra từ giám sát giúp nâng cao quá trình học hỏi từ kinh nghiệm và cải thiện, nâng cao việc đưa ra quyết định. Nhà quản trị và những người thi hành thường tiến hành giám sát.
Đánh giá là công việc định kỳ, phân tích sâu các công việc của dự án. Nó dựa vào dữ liệu được tạo ra thông qua các hoạt động giám sát cũng như các nguồn thông tin khác (các bài học, nghiên cứu, phỏng vấn sâu, thảo luận tập trung theo nhóm, điều tra bảng hỏi…). Các đánh giá thường (nhưng không luôn luôn) được tiến hành với sự trợ giúp từ người đánh giá bên ngoài.
Các đặc điểm của giám sát và đánh giá
(Nguồn: UNICEF, 1991. WFP, May 2000)
4. Các kết quả giám sát và đánh giá được sử dụng khi nào?
- Trong quá trình phân tích và xác định các tình huống của toàn thể chương trình, các bài học thu được từ việc thực hiện chương trình trong quá khứ được đúc rút vào chiến lược của dự án, hay chương trình đó.
- Trong suốt quá trình thiết kế chương trình, dữ liệu và thủ tục trong suốt chu kỳ dự án trước đó được coi như là dữ liệu cơ sở chu chu trình dự án mới. Dữ liệu chỉ thị cũng cho phép những người thiết kế chương trình thiét lập mục tiêu chương trình một cách rõ ràng, từ đó giúp cho việc giám sát và đánh giá được thực hiện có hiệu quả;
- Trong suốt quá trình thực hiện dự án, giám sát và đánh giá đảm bảo theo dõi một cách liên tục tiến trình của dự án cũng như sự điều chỉnh chiến lược của dự án để thu được các kết quả tốt hơn;
- Vào giai đoạn hoàn thành dự án, việc đánh giá sâu tác động, tính hiệu quả và tính bền vững của dự nhằm án đảm bảo các bài học thực hành tốt đã sẵn sàng cho việc thiết kế chu trình tiếp theo của dự án.
5. Mối quan hệ giữa đánh giá và kiểm tra?
Giống như đánh giá, kiểm tra (audit) xem xét hiệu quả, tác động và hiệu quả kinh tế ở cả hai mảng tài chính của dự án và cả những khuyến nghị cải thiện của nó. Tuy nhiên, đối tượng mà kiểm tra (audit) tập trung khác với đánh giá.
Không giống như đánh giá, kiểm tra không thiết lập mối liên quan hoặc quyết định tác động hay tính bền vững của các kết quả của dự án. Kiểm tra xác nhận việc tuân thủ với các quy tắc đã được thiết lập, các quy định, các thủ tục hoặc các nhiệm vụ của tổ chức và đánh giá một cách đầy đủ các yếu tổ kiểm soát từ bên trong. Nó cũng đánh giá sự chính xác và công bằng của các báo cáo hay giao dịch tài chính. Quản lý kiểm tra đánh giá các khía cạnh quản lý hoạt động của một đơn vị.
Tuy nhiên, sự khác nhau rõ nét nhất, kiểm tra và đánh giá (evaluation) đều là các công cụ qua đó công việc quản lý có thể đạt được các đánh giá quan trọng từ các đơn vị hay các tổ chức như là cơ sở cho sự cải tiến của các hội, các viện, trường.
nguồn: http://36kn.info/goc-chuyen-mon/ke-hoach-giam-sat-va-danh-gia-du-an.html